Как работают архивы в Ставропольском крае

Между тем архивы существуют и работают для всех нас и для каждого конкретно. В их загадочных недрах трудятся удивительные люди, наделенные каким-то особенным взглядом на его величество документ. Для архивистов самая неказистая с виду «бумажка» с текстом, тем более с печатью, является по-своему уникальным достоянием, требующим бережного к себе отношения. Собирая, систематизируя, храня огромные документальные массы, архивы вносят свой особый и очень важный вклад в социально-экономическое развитие региона. О том, как именно работают для нас люди и документы, рассказывает председатель комитета Ставропольского края по делам архивов Елена Долгова.

– Елена Ивановна, кажется, нынешний год стал совершенно особенным для архивных органов Ставрополья, которые вдруг приоткрылись для сотен и тысяч людей с какой-то новой, даже непривычной пока стороны. Вы стали ближе к народу – и через возможности Интернета, и в развиваемой непосредственной популяризаторской работе с населением.

- Вы абсолютно правы, налицо расширение открытости архивов с точки зрения доступности населению архивных документов и сведений. Достаточно сказать, что в 2014 году пользователями архивной информации стали более 93 тысяч человек, это на 11% больше, чем в 2013-м. С начала года нами исполнено свыше 64 тысяч запросов, отмечается и рост количества электронных обращений в архивы – их рассмотрено 19,5 тысячи. Услуги в области архивного дела предоставляются и через многофункциональные центры, действующие в крае. В соответствии с требованиями нашего времени совершенствуется государственный учет документов на основе внедрения отраслевого программного комплекса «Архивный фонд»: введена информация о 100% фондов и описей, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. Принимаются меры по развитию тематических баз данных, обеспечивающих оперативный поиск архивных сведений: таких баз сегодня насчитывается 19. Мы, работники этой сферы, как никто, ощущаем и свою ответственность перед жителями края, и открывающиеся сегодня перспективы развития отрасли. Не так давно мне довелось еще раз убедиться в этом, участвуя в работе Научно-методического совета архивов Юга России, где собрались коллеги из трех федеральных округов – Северо-Кавказского, Южного и Крымского. Архивная служба России, если судить по выступлениям на совете, подошла к тому моменту, когда может удовлетворить потребность пользователей в получении информации о всех архивных документах, находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах страны. О чем идет речь? В первую очередь, перед нами поставлена задача – и мы вплотную подошли к полному ее решению – иметь в автоматизированном виде научно-справочный аппарат ко всем архивным фондам.

– Этакий волшебный ключик ко всем архивным «замкам», то есть вашим бескрайним хранилищам...

- Совершенно верно, это можно назвать ключом для поиска сведений о том, какие документы и в каком конкретно архиве находятся. В ряде случаев возможен поиск уже по названию «дела» как единицы хранения, а у нас, должна подчеркнуть, заголовок дела очень информативен, включает в себя достаточно полное представление о том, какие документы хранятся в этом деле. Эту работу мы целенаправленно проводили на протяжении нескольких последних лет, перерабатывали, усовершенствовали наш научно-справочный аппарат, словом, старались сделать все, чтобы облегчить поиск даже тому пользователю, который не очень хорошо знаком с системой поиска информации в архивах. В результате могу с удовлетворением сказать, что архивная служба нашего края сегодня занимает лидирующие позиции в Северо-Кавказском и Южном федеральных округах, а в целом по России мы на пятом-шестом месте. Объем работы у нас поистине огромный: только в двух основных краевых государственных архивах надо внести информацию по заголовкам около двух миллионов единиц хранения. Это не считая муниципальных: там более 960 тысяч единиц. Кроме такого справочного аппарата о количестве и составе документов наши архивы ведут составление электронного каталога сведений о местонахождении документов, он дает возможность выяснить, в каком государственном или муниципальном архиве хранятся документы той или иной организации.

– Как на практике осуществляется такой поиск, что чаще всего ищут люди, обращаясь к услугам архивов?

- Не секрет, что примерно 50-60% оформлений пенсий, по статистике Пенсионного фонда, осуществляется с привлечением архивных сведений. Вот как велико количество людей, которые вынуждены, несмотря на то что у них есть трудовые книжки, документы о страховых взносах, все же обращаться за подтверждением либо заработка, либо трудового стажа. С чем это бывает связано? Нечеткая печать на документе, запись, которая вызывает сомнения, какие-то текстовые сокращения, допускавшиеся несколько лет назад, часто менявшееся название организации... Поэтому мы по нашим документам выдаем не только справки о размере заработной платы и стажа, подтверждении льготных пенсий, награждении государственными и ведомственными наградами, но и справки о переименовании-преобразовании той или иной организации, той или иной системы. Словом, востребованность очень большая. В результате развития автоматизации сроки рассмотрения запросов год от года сокращаются и в целом по краю составляют не более 12 дней.

– Вы сейчас говорите о личном, непосредственном обращении людей в архивы?

- Не только. Вот уже два года у нас налажено электронное взаимодействие с пенсионными органами и на местах, и на краевом уровне. В ответ на их электронный запрос мы по нашим защищенным каналам связи (эта работа тоже была своевременно проделана) направляем ответ по тем сведениям, которые их интересуют. Вот обратился к ним некто Иванов, а в пенсионном отделе кое-какие записи в его трудовой книжке вызывают сомнения, и по электронной почте отправляется запрос в соответствующий государственный или муниципальный архив. Наши сотрудники по документам готовят ответ, заверяют его и отсылают. Мы заметили, что в результате этой работы в этом году намного меньше людей стали лично обращаться в архивы.

– Уже оценили удобную форму связи...

- Конечно. Хотя есть и такие, кто предпочитает все-таки сам прийти в архив. Это нормально, мы понимаем людей, для этого наши сотрудники и ведут прием. Мы несколько раз проводили учебу с персоналом Пенсионного фонда, знакомили их с тем, что именно следует выяснять у человека при подготовке запроса для получения архивной информации: не только годы его работы, но и ряд иных подробностей, например, какая была фамилия у женщины в интересующий период, было ли рождение детей... Чтобы мы понимали по документам, почему отсутствуют начисления зарплаты.

– Елена Ивановна, поясните, пожалуйста, что такое защищенные каналы связи. Речь о защите личных данных человека?

- Для предотвращения какого бы то ни было несанкционированого доступа к этой информации все персональные данные соответствующим образом защищены. Ведь нередко можно услышать: что в Интернет попадет, то каждый сможет узнать... Уверяю вас, обмен такой информацией нами ведется только по защищенным каналам! Что абсолютно исключает возможность доступа к этим сведениям лиц, не имеющих на то права. Не случайно мы при обращении к нам человека за информацией просим его в письменной форме подтвердить разрешение доступа к этой информации даже нашим работникам. Таков закон, и все мы обязаны его соблюдать.

– А каковы потенциальные возможности наших архивных фондов: всегда ли вы можете дать нужный ответ? Или бывают проблемы?

- В основном всегда: примерно 98% запросов получают удовлетворительный ответ. А вот два процента – нет, по разным причинам. Например, данный человек просто не указан в документах названного им предприятия. Мы понимаем, что бывали случаи, когда его брали на работу, а зарплату не платили, во всяком случае, официально. Человек сам уже успел за годы забыть о том, а сведений-то нет и не может уже ниоткуда появиться. Особенно памятны этим 90-е годы, когда процветали всевозможные кооперативы, «серая» зарплата, а то и вообще неизвестно какая... Человек сегодня недоумевает: как же так, я же работал и что-то получал... А на самом деле там не было ни отчислений в Пенсионный фонд, ни каких-то иных данных.

– Но это ситуация, от архива не зависящая. А есть такие, где вы все-таки можете помочь, куда-то перенаправить человека, сориентировать?

- Очень много поступает таких запросов, когда мы, понимая, что по нашим документам дать ответ не можем (у нас их просто нет), каждый раз стараемся помочь человеку, подсказать, куда обратиться. Или сами определяем возможное местонахождение нужных документов и направляем туда наш запрос, чтобы заявителю не пришлось бегать по разным архивам, или, если он, наоборот, желает сам это сделать, помогаем уточнить местонахождение. Мы, к счастью, располагаем сведениями по всем фондам тех организаций, которые самостоятельно хранят свои архивы, такие, как архив министерства сельского хозяйства, архив системы здравоохранения, системы образования, крупные ведомственные архивы. Там, кстати, собраны достаточно большие массивы – около 200 тысяч единиц хранения. В основном это документы по личному составу, а такие хранятся в течение 75 лет в организации, создавшей их, или системы, к которой она относится. Что касается материалов постоянного хранения, они к нам поступают практически постоянно. Трудности возникают, если мы не можем дать информацию не только о размере зарплаты человека, но даже и о том, куда ему можно обратиться далее. К сожалению, до сих пор случается, что руководитель предприятия или частный предприниматель не сдавал документы в государственный или муниципальный архив. Некоторые проводили процедуру банкротства, некоторые просто прекращали свою деятельность. И исчезали бесследно...

– А что же с документами – их при этом уничтожали?

- По-разному. Бывает, что документы хранятся у бывших работников этих структур, главных бухгалтеров и т. п. Знаете, есть такие дисциплинированные люди, которые ничего не выбрасывают... Пользуясь возможностью, хочется с газетной страницы обратиться к ним: пожалуйста, передайте все в архив! Ведь сколько людей не могут получить какую-то очень нужную справку, а мы не знаем, у кого «на даче», в каком шкафчике это может храниться... Архивы всегда готовы эти документы принять. Практически спасти их. А то ведь порой в подвалах обнаруживаются... Бывало, по просьбе посетителя архивисты обзванивали все возможные адреса в поиске названной организации в надежде, что где-то должны остаться ее данные. И находили в какой-нибудь кладовке случайно. Так было с документами ПМК-911, когда многим людям вынужденно дали отказы и вдруг обнаружили нужные бумаги в помещении одного из магазинов в Ставрополе. Конечно, потом подняли все предыдущие невыполненные запросы и дали на них ответы. Думаю, что еще и сейчас у каких-то частных лиц хранятся важные документы.

– Елена Ивановна, благодаря новым видам связи вы можете общаться с архивами всей страны в случае необходимости. А такое тоже бывает в ваших поисках сведений?

- Да, мы нередко по электронной почте, опять-таки по защищенным каналам, направляем свои запросы. В ответ получаем копии искомых архивных документов. Получаем, например, ответы на запросы граждан биографического, генеалогического характера. Что касается пенсионных, эти запросы в другие регионы направляем на бумажных носителях, поскольку здесь требуется соответствующее заверение. Серьезным подспорьем становится Государственный Архивный фонд России, аккумулирующий сведения о всех документах, хранящихся в госархивах. На его основе предполагается в 2015 году выставить в сети Интернет единую государственную информационную систему. Думаю, это еще более расширит наши возможности в деле оказания архивных услуг населению.

– Насколько соответствует всем этим задачам сегодняшняя техническая оснащенность архивов?

- Мы полностью готовы, обладаем соответствующей материально-технической базой. Остался буквально последний штрих: увязать в единую информационную систему еще и муниципальные архивы. Этим сейчас занимается министерство промышленности, энергетики и связи Ставропольского края, с соблюдением всех требуемых параметров. Мы давно к этому идем, занимаемся обучением специалистов, проводим семинары по вопросам оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде.

– Потребовалось много новых специалистов?

- В государственных архивах края созданы специальные отделы информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий, где предусмотрены должности IT-специалистов, есть они и в нашем комитете. Муниципальные архивы обслуживают специалисты районных администраций, а в ряде крупных городов они есть и непосредственно в штате архивов. Наш специалист-информационщик курирует эту работу во всех городах и районах края. Нам очень хорошо помогает краевой центр информационных технологий. Так что, как видите, стараемся не отставать от времени. Но возникают уже и новые технические вопросы: назревает необходимость расширения серверного оборудования, увеличения его мощностей. Потому что все большее число электронных документов откладывается в организациях – источниках комплектования госархивов. Это, например, переписка, текущие внутренние электронные документы. Недалеко время, когда у этих материалов уже не будет привычных ныне бумажных аналогов, как только будут решены все организационные вопросы – удостоверяющая электронная подпись и др. Правда, сегодня еще нет нормативно-правовой базы на федеральном уровне, требуются изменения в законодательстве об архивном деле. Но мы морально готовимся к такой работе, готовим и нужные кадры. Тут ведь будет принципиально иной подход к документу – именно как к электронному (а не электронному образу бумажного!) со всеми удостоверяющими подписями. Есть такая практика у зарубежных коллег, но тоже еще весьма скромная. Поэтому пока работаем с бумажными носителями, хранить которые мы умеем и храним на протяжении сотен лет, но надо смотреть и в будущее.

– Нынче даже люди, далекие от вашей отрасли, смогли увидеть, что архивы могут быть интересны, ну а ваши сотрудники ощутили на опыте плодотворность 2014 года.

- Он отличается от всех предыдущих лет тем, что мы сделали реальный акцент на социальный аспект нашей работы, постаравшись приблизить документы к жителям Ставрополья. Речь о новой форме подачи ретроспективной информации, исторических документов через выставочную деятельность. Она велась и ранее, но носила такой местнический характер: ну сделали мы тематическую экспозицию к какой-либо дате, а кто это мог видеть за стенами архивных «недр»? Только те, кто приходил по каким-то своим проблемам. И все. Помня слова президента страны, губернатора края об актуальности патриотического воспитания молодежи, о том, что сегодня в российском обществе имеется не всегда верный взгляд на те или иные исторические события, часто – от элементарного незнания темы, иногда – под чьим-то влиянием, архивисты решили помочь землякам научиться рассматривать события в совокупности, избегая однобокости. Сделать это позволяет изучение архивных документов. Которые беспристрастно свидетельствуют: было вот так, а не иначе.

– В определенном смысле подготовительным шагом к этому можно, пожалуй, назвать издательскую деятельность архивов в последние годы. Ваши замечательные сборники «Голоса из провинции» хоть и адресованы вроде бы достаточно узкому кругу специалистов, но пользуются куда более массовым вниманием. А выставка предполагает еще более широкий взгляд.

- К тому же выставки мы теперь еще и вывозим в города и районы края. Нынче мы провели две большие выставки – к 100-летию начала Первой мировой войны и 200-летию со дня рождения М.Ю. Лермонтова. Причем обе готовились с привлечением документов из федеральных архивов, проведена большая работа, наши специалисты выезжали в федеральные архивы для поиска материалов по интересующей нас тематике, прежде всего выявления там документов, касающихся Ставрополья. В результате мы получили электронные копии этих документов и активно их использовали в наших экспозициях. Первый такой опыт, замечу, у нас был на презентации сборника «История Ставрополья в отчетах губернаторов (1904-1914)». А теперь эта форма успешно задействована в чисто выставочной работе. Большой отклик получили наши выставки во время выездного экспонирования по краю – в Благодарненском, Изобильненском, Кировском, Петровском, Предгорном, Степновском, Туркменском, Шпаковском районах, Пятигорске и Ставрополе на праздновании Дня города. Эти выставки увидели более 27 тысяч человек, в том числе 12 тысяч в районах. Особенно радует нас то, что на каждую нашу выставку обязательно приходят школьники, студенты – словом, молодежь. Наша экспозиция имела успех и среди участников Международной научно-практической конференции «Культурное измерение войны: Первая мировая война в образах, в памяти и истории», проходившей в октябре в Северо-Кавказском федеральном университете, где получила высокую оценку отечественных и зарубежных ученых.

– Для ваших сотрудников организация выставок, с одной стороны, дополнительная нагрузка, с другой – расширение профессиональной палитры.

- Разумеется, экскурсионная работа требует определенной подготовки, но у нас трудится много талантливых молодых специалистов, которые выезжают с экспозициями в районы и города, должна сказать, делают это с интересом и увлечением. Например, в ходе подготовки выставки «Под небом юга: М.Ю. Лермонтов на Ставрополье в архивных реликвиях» мы много выявили и в федеральных архивах, причем выявляем всегда больше, чем можем разместить на выставке, хотя с этого года у нас в краевом архиве открыт специальный выставочный зал. Теперь в нем стали регулярными экскурсии, проводимые нашими сотрудниками. С начала года мы провели 88 экскурсий и уроков мужества.

– А попасть к вам можно все-таки только по предварительной заявке, а не так вот прямо с улицы.

- Проблем тут нет никаких, просто это дает возможность нашим специалистам скорректировать свой график, кстати, бывает, что в течение дня проходит несколько экскурсий подряд, в зависимости от учебной программы в школах и вузах. Кроме того, много приходит организованных групп из государственных учреждений. Люди интересуются историей, и наш выставочный зал никогда не пустует. Планируем эту работу продолжать и на следующий год. В феврале к Дню защитника Отечества предполагаем открыть новую выставку, посвященную 70-летию Победы в Великой Отечественной войне. Это будет сквозное мероприятие: презентация состоится одновременно во всех архивах края – государственных и муниципальных. При этом нацеливаем своих коллег на то, что эта выставка не должна находиться только в стенах архива, но стать широкодоступной населению через массовые мероприятия. Каждый архив также будет использовать и свои документы о земляках, участниках войны, наполнив экспозицию местным материалом.

– Елена Ивановна, не будет ли это повторять работу местных музеев, которые наверняка такие выставки тоже готовят?

- Архивные документы отличаются от музейных тем, что большая их масса просто никому не известна, ведь архивы многие десятилетия были традиционно закрытыми учреждениями. Есть материалы, ранее никогда не использовавшиеся, не публиковавшиеся, практически бывшие недоступными. Нам хочется показать в какой-то степени неизвестную войну через призму человеческих судеб. Например, сейчас изучаем документы корреспондента фронтовой газеты... Попытаемся поискать дневники, записки, в общем, человеческие документы. Эту тему мы затронули в наших «Голосах из провинции», теперь этот любопытнейший социокультурный пласт хотим показать и здесь.

На выставке затронем и тему злодеяний фашистов на оккупированных территориях, есть ведь специальный фонд, но он показывался очень редко и очень неполно. Как известно, в годы войны действовала специальная комиссия по расследованию злодеяний, ее возглавлял писатель Алексей Толстой, как только освобождались захваченные территории, специальные люди фиксировали разрушения, подсчитывали жертвы и экономический урон.

– Бесценный вклад вносят архивисты края в розыск родных и близких воинов, павших в годы Великой Отечественной, это еще одно направление патриотического воспитания.

- Весной этого года по поручению губернатора края комитет принял участие в розыске родственников 12 ставропольцев, погибших в боях за Берлин и похороненных в мемориале Трептов-парка. Их имена установлены международным военно-мемориальным центром «Возвращенные имена». В результате поступило несколько откликов из Кочубеевского, Благодарненского районов, города Ессентуки, Республики Карачаево-Черкесия. Также к юбилею Победы нами подготовлен фотоальбом «1418 дней до Победы в архивных документах», который содержит более 160 фотодокументов из фондов архивов края и Российского государственного архива кинофотодокументов.

– Какие неожиданно интересные аспекты появляются в тихой архивной жизни...

- Да, никогда ранее мы не осуществляли столь масштабные проекты. Почему мы этим занимаемся и будем заниматься? Отзывы показывают огромную востребованность: не хватает в наших городах и районах широкой информации. Мы стараемся постоянно ориентироваться именно на социально значимые проблемы жизни земляков. Помогают ориентироваться в этом активно проводимые нынче по непосредственному распоряжению губернатора выездные приемы граждан в городах и районах. Тоже новое дело для нас. Ранее если мы и выезжали куда-то, то скорее по некой конкретной жалобе, а форма приема как плановая работа внедряется впервые и осваивается неплохо. Такие встречи прошли у меня в Буденновском, Благодарненском, Степновском, Туркменском, Новоселицком районах, городах Лермонтов, Невинномысск. Приходят люди по разным вопросам. Конечно, в основном, по архивным, но обращаются и по другим проблемам. Поскольку на этих приемах обязательно присутствуют представители местных администраций, удается быстро подсказать человеку, куда ему необходимо обратиться. Если нет искомых документов в муниципальных архивах, комитет подключается к розыску и потом выдает нужную справку. Удалось помочь, в частности, по вопросам вступления в права наследования, в случаях утраты документов из-за пожара в архиве. Наши справки дают человеку право затем обратиться в суд за получением подтверждения важных для него сведений, бывало, люди смогли увеличить пенсию на 800 и более рублей.

– Дело, наверное, не только в сумме, но еще и в самой возможности такой реальной, осязаемой помощи. Человека услышали...

- Да, именно это архивисты ставят во главу угла всей своей работы. Работы скрупулезной, требующей немало профессионализма и еще больше – душевного тепла.