Электронный документооборот: новые тенденции и современные технологии на практических примерах

Без малого 500 человек из 22 субъектов России собрались, чтобы обсудить актуальные вопросы внедрения электронного документооборота и обменяться опытом. Отметим, что интерес к ЕСМ-системам активно проявляют не только представители органов государственной власти. Среди участников были и деловые круги, заинтересованные в оптимизации документооборота.

Почему организаторы выбрали именно Ростов-на-Дону? Все просто. Во-первых, на данный момент Ростовская область является абсолютным лидером по масштабам внедрения обмена электронными документами на уровне всего субъекта, как по количеству автоматизированных рабочих мест, так и по уровню их оснащенности и функционалу программного обеспечения. Во-вторых, переход на работу с электронными документами здесь уже закреплен постановлением губернатора. Именно в Ростовской области всё правительство уже на протяжении 5 месяцев успешно работает с мобильным приложением для iPhone и iPad «Портфель руководителя», разработчиком которого является организатор конференции группа компаний «Бизнес ИТ». Кроме того, этот регион, наряду с Московской областью и Хабаровским краем, является пилотным, в котором запущен и успешно реализуется проект «Об организации электронного документооборота с использованием электронной подписи». То есть в Ростове-на-Дону уже точно знают, что такое юридически значимый электронный документооборот, и готовы поделиться своим опытом.

Началась конференция с приветственного слова заместителя губернатора Ростовской области Александра Ищенко. «С 1 января этого года губернатор перестал принимать от своих подчинённых документы в бумажной форме. Теперь они должны представлять документацию только в электронном виде. В правительстве Ростовской области произошла серьёзная перестройка за последние несколько месяцев. Приходилось ломать стереотипы, менять сложившиеся подходы. Но сейчас эта система заработала очень эффективно. Так время, затрачиваемое на составление документа, существенно экономится. И самое главное – ответственные должностные лица стали быстрее рассматривать те обращения, которые поступают от людей», – подчеркнул заместитель главы региона.

«Эта конференция по такому масштабу первая в России. Конечно, в Москве на федеральном уровне проходят конференции, и мы часто выступаем там. Это одна из возможностей рассказать немножко истории, так как путь с внедрения электронного документа был долгий», – отметил заместитель директора департамента проектов по информатизации Минкомсвязи России Валерий Барон.

«Органы власти работают не сами для себя. Они работают для оказания услуг гражданам. И чем эффективнее работает власть, тем лучше электронный механизм связи с гражданами. Я как разработчик могу сказать, что те механизмы, которые используются во взаимодействии между органами власти, точно так же работают как для информирования граждан, так и для предоставления им услуг в электронном виде», – рассказал председатель совета директоров компании ЭОС Владимир Баласанян.

Первый день мероприятия отличался разнообразием и насыщенностью выступлений. Особенно слушателей заинтересовала тема законодательного регулирования управления документацией и информацией, поднятая Натальей Храмцовской, ведущим экспертом по управлению документацией ЭОС, членом «Гильдии Управляющих Документацией» и ARMA International, национальным экспертом ИСО. Наталья Александрована в своей презентации подвела итоги и указала на основные шаги, сделанные государством по переходу на электронный документооборот в течение 2010-2014 гг., провела краткий анализ ряда сфер деятельности, слабо или вообще не отрегулированных в законодательно-нормативной базе – так называемых «серых зон». Наряду с новыми возможностями, которые дает стремительное расширение сферы применения электронных документов, появляются и определенные риски. Слушателям было рассказано и об ужесточении требований к управлению документами в коммерческих организациях, и об усилении соответствующих административных наказаний; обращено внимание на новые требования, которые нужно будет соблюдать начиная с 2014 года. Резюмируя свое выступление, эксперт подчеркнула, что юридически значимый документооборот – наше будущее и не стоит бояться переходить на такой вид обмена документами. В любом случае, никому еще не удалось внедрить новое решение, не набив некоторое количество шишек.

Министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Анатолиевич Лопаткин рассказал о переходе к электронному документообороту и продемонстрировал широкие возможности приложения «Кабинет руководителя», разработанного специально для региональных органов исполнительной власти и позволяющего удаленно работать с входящей документацией. По словам заместителя главы администрации Октябрьского района Людмилы Овчиевой, внедрение электронного документооборота позволило вдвое сократить время на работу с документом, более чем на 12 % сократить время на согласование проектов. Теперь 60 % времени занимает работа над содержанием проекта, более чем в два раза сократилось время на обработку и поиск информации, на 32 % сократились расходы на бумагу.

Хабаровский край, Республика Северная Осетия-Алания и Тульская область – регионы, которые также активно используют ЕСМ-системы. Их представители специально приехали на конференцию, чтобы поделиться с аудиторией своим опытом.

Технологические партнеры конференции – компании Canon, Fujitsu, Konica Minolta и ПИРИТ – продемонстрировали возможности современных устройств для перевода документов в электронный вид. Новое поколение техники может не только сканировать изображения. При необходимости страницы можно обработать, разделить по группам, переконвертировать в нужный формат, а затем передать «в облако». Все желающие могли испытать на себе эти возможности. В течение всего периода конференции специально для этих целей были развернуты демонстрационные стенды производителей.

Второй день носил характер дискуссионной площадки. С самого утра начали свою работу круглые столы, а отдельная делегация переместилась из конгрессного центра в правительство Ростовской области для более подробного ознакомления с системой электронного документооборота органа исполнительной власти. В частности, участников познакомили с тем, как осуществляется регистрация документов, готовятся проекты правовых актов, организуется автоматизированный контроль исполнения документов и поручений и отрабатываются обращения граждан посредством системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело».

Остальные участники конференции обсудили роль архивов в современных условиях. Так, например, сейчас в России очень мало уделяют внимания подготовке специалистов по архивированию электронного документооборота, а необходимость создавать электронные архивы назрела уже давно. Поэтому, с одной стороны, архивы на помогают решать задачи государственного управления, а с другой – просто не имеют для этого ресурсов.

Отдельная секция была посвящена работе в различных системах электронного документооборота и их отличиям. На данный момент есть три принципиально разных подхода к решению этих задач: коробочные решения, специализированные платформы и предложения/решения мировых поставщиков. Слушатели рассмотрели различия и обсудили особенности работы с представителями каждой из данных категорий: системой ДЕЛО – специализированным решением от классического делопроизводства/архива к управлению электронными документами, собственной ECM-платформой eDocLib и решением ЭОС на платформе Microsoft – EOS for SharePoint. Также была продемонстрирована вся линейка мобильных приложений для удаленной работы с входящей документацией: АРМ Руководителя для Windows, iEOS и «Портфель руководителя» для iOS. Администраторы и технологи СЭД «Дело» муниципальных образований и органов исполнительной власти Ростовской области прошли обучение по работе с «Мобильным кабинетом руководителя» – приложением, которое было создано на платформе «Портфель руководителя» ГК «Бизнес ИТ» специально для правительства Ростовской области.

Все участники отметили высокий уровень организации конференции и ее практическую значимость, многие оказались едины в пожелании в дальнейшем проводить подобные мероприятия регулярно.