Архивы Ставрополья активно используют информационные технологии и оцифровывают документы

На него были приглашены также представители министерства энергетики, промышленности и связи Ставропольского края, краевого центра информационных технологий и компании «Бизнес ИТ». Это было тесно связано с повесткой дня коллегии: рассматривались актуальные задачи архивов Ставрополья по внедрению современных информационных технологий и размещению электронных информационных ресурсов в сети Интернет.

Как отмечалось на заседании, в настоящее время в рамках формирования электронного архива Ставропольского края оцифровано 8 тысяч описей на 1028419 единиц хранения (второе место среди архивов Юга России) и 40489 единиц хранения наиболее востребованных документов (первое место среди государственных архивов Юга России). При этом муниципальными архивами края проводится активная работа по оцифровке документов: здесь мы в числе первых в России. В соответствии с требованиями нашего времени совершенствуется государственный учет документов на основе внедрения отраслевого программного комплекса «Архивный фонд»: введена информация о 100% фондов и описей, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. Принимаются меры по развитию тематических баз данных, обеспечивающих оперативный поиск архивных сведений, таких баз сегодня насчитывается 19.

В ходе дискуссии было также отмечено успешное развитие электронного взаимодействия с организациями и пользователями сети Интернет: в 2013 году рассмотрено около 20 тысяч электронных обращений, что вдвое превышает отчетные данные 2012 года. Львиная доля, свыше 90%, электронных обращений поступает от пенсионных органов по защищенным каналам связи в соответствии с заключенными соглашениями. Оперативному и качественному поиску архивной информации способствует оборудование автоматизированных рабочих мест в читальных залах государственных и муниципальных архивов для обеспечения доступа пользователей к электронным фондам и сети Интернет. Специалисты отмечают стабильно высокую посещаемость архивных сайтов и страниц: по 90-100 тысяч посещений ежегодно.

Опыт архивной службы нашего края по внедрению современных информационных технологий положительно оценивается Федеральным архивным агентством, рекомендован научно-методическими советами Северо-Кавказского и Южного федерального округов к внедрению архивными учреждениями Юга России. Председатель комитета СК по делам архивов Елена Долгова в своем докладе на коллегии, в частности, подчеркнула: «В условиях стремительного развития информационных технологий и перехода на электронный документооборот важное значение приобретают вопросы сохранности электронных архивных документов, разработки и внедрения инновационных технологий их хранения, поиска, обеспечения открытости доступа к архивным документам пользователей».

Начальник отдела краевого центра информационных технологий Виталий Маслов познакомил участников заседания с деталями и особенностями подключения архивных отделов администраций районов и городов к сети органов исполнительной власти края. Неоценимо важной назвала предоставляемую сегодня пользователям архивной информации возможность расширенного доступа к фондам известный ученый-историк, профессор Северо-Кавказского федерального университета Марина Колесникова: по ее словам, это успели оценить и ученые-исследователи, и студенты, нередко обращающиеся в архивы за необходимыми документальными сведениями в процессе написания рефератов, курсовых и дипломных работ.

По итогам обсуждения приоритетными задачами государственных и муниципальных архивов края по внедрению современных информационных технологий коллегией обозначены расширение доступа пользователей к открытой архивной информации и предоставление услуг в электронном виде, повышение степени защиты информации от несанкционированного доступа, разработка и внедрение инновационных проектов и развитие интернет-ресурсов, интеграция в систему электронного правительства, создание условий для работы с электронными документами, передаваемыми на постоянное хранение в архивы. Подчеркнута также необходимость дальнейшего развития научно-методического и практического взаимодействия с органами государственной власти и местного самоуправления, партнерства с бизнес-сообществом в области работы с электронными документами.