Что такое апостилирование документов

Апостиль представляет собой международную форму в виде штампа со сведениями, легализующими документ на территории иностранных государств, подписавших Гаагскую конвенцию. Апостилирование может понадобиться при трудоустройстве и обучении в иностранном государстве, а также для подтверждения подлинности документа старого образца.

Какие сведения содержит апостиль

Обязательным считается заголовок на французском языке. Остальная информация может быть предоставлена на английском, французском языках или на языке государства, где ставится апостиль.

В квадратном штампе должны быть указаны:

• название страны и города, где поставлен апостиль;
• название органа, который ставит штамп, а также печать этого учреждения;
• дата апостилирования;
• номер апостиля;
• должность и фамилия сотрудника, поставившего подпись на документе;
• подпись сотрудника, ставившего апостиль;
• название учреждения, выдавшего документ.

Какие документы апостилируют

Штамп «Апостиль» ставят на официальных бумагах от судебных и административных органов. Это документы о пройденном обучении, военной службе, архивные справки и выписки, копии архивных документов и документы о регистрации актов гражданского состояния.

По закону, в России не могут быть апостилированы российские общегражданские и заграничные паспорта, документы от консульств и посольств, таможенные или коммерческие документы, оригиналы медицинских бумаг, трудовых книжек, пенсионных удостоверений.

Кто занимается апостилированием

В России право ставить апостили есть у Генеральной прокуратуры, Министерства юстиции, территориальных органов Минюста, Министерства обороны, Рособрнадзора, Росархива, органов ЗАГС.

Легализация документов с 2021 года может быть и электронной. Запрос подается через Госуслуги и заверяется электронной подписью. В итоге будет создана электронная версия документа. Если есть необходимость, апостиль выдадут и в бумажной версии.

За проставление штампа требуется оплатить госпошлину, размер которой 2500 рублей за каждый документ. Эта сумма может быть увеличена, например, за срочность.

Когда могут отказать

Отказать в апостиле могут по нескольким причинам: нечитаемый вид документа, исправления от руки, несовпадение сведений, неправильные реквизиты в квитанции об уплате госпошлины. Например, есть ошибка в фамилии, имени или отчестве, либо пятна на бумаге, которые не дают прочесть данные.

Как еще можно легализовать документы

Для признания документов одной страны в другой существуют также консульская легализация и нотариальный перевод. Консульская легализация нужна при обмене документами с организациями из иностранных государств, не подписавших Гаагскую конвенцию. Это довольно непростая многоэтапная процедура.

Есть государства, с которыми Россия заключила договоры о взаимном признании официальных документов. Например, со многими странами СНГ, Вьетнамом, Грецией, Чехией, Хорватией, Эстонией… В таком случае требуется только нотариально заверенный перевод документа. Этим занимаются бюро переводов. Тут можно ознакомиться с этапами, видами и стоимостью.

Нотариальный перевод является переводом документов профессиональным переводчиком, подпись которого затем заверяется у нотариуса. Должностное лицо при этом заверяет подлинность исключительно подписи, а не самого перевода. Нотариальный перевод может понадобиться для использования документов на территории другого государства. Например, перевод паспорта или водительских прав, дипломов.